Ingeniero. DAIRON ENRIQUE GORDON MENDOZA
tecadministrativo@cpsm.gob.co
PROPOSITO PRINCIPAL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Coordinar las labores técnicas de producción y control de documentos y la administración de archivos de la entidad, aplicando las normas de gestión documental y del Sistema Nacional de Archivos, y los procedimientos establecidos por la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga, con el fin de apoyar su desarrollo administrativo y la prestación de los servicios.
FUNCIONES ESENCIALES TÉCNICO ADMINISTRATIVO
- Identificar los requerimientos de la Gestión Documental en la CAJA DE PREVISIÓN SOCIAL MUNICIPAL atendiendo a la normatividad vigente y los lineamientos del Sistema Nacional de Archivos –
- Elaborar el Programa de Gestión Documental de la CPSM de acuerdo con la normatividad vigente, las políticas institucionales y las necesidades detectadas.
- Brindar asistencia técnica, administrativa y operativa a la Subdirección Administrativa, en el desarrollo de planes y programas relacionados con la gestión documental de la entidad.
- Establecer los procedimientos de Gestión Documental con base en la normatividad vigente, los lineamientos del Archivo General de la Nación y las políticas institucionales.
- Identificar las series documentales generadas en los servicios y dependencias de acuerdo a los procedimientos y a las actividades que se realizan teniendo en cuenta la normatividad vigente.
- Adoptar las Tablas de Retención Documental o su actualización de acuerdo a la normatividad vigente y los lineamientos institucionales.
- Clasificar la documentación producida en la CPSM de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
- Dar cumplimiento a las políticas, manuales, instructivos y procedimientos relacionados con la gestión documental y el Sistema de Gestión de la Calidad implementado en la entidad.
- Orientar las operaciones técnicas del archivo de la documentación producida en la CPSM, de acuerdo con su naturaleza y de conformidad con la Ley General de Archivos, las Tablas de Retención Documental y los procedimientos Administrativos.
- Elaborar los instrumentos de descripción necesarios para aumentar la efectividad en la localización, resguardo y respuesta oportuna de la información de acuerdo con las normas establecidas.
- Administrar el Sistema de Información Documental y de Archivo ajustándose a la confidencialidad de los datos incluidos y respetando la normatividad y las directrices institucionales.
- Facilitar el desarrollo y ejecución de los procesos técnicos en los archivos, aplicando los criterios normativos para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos y la gestión documental en la entidad en cumplimiento de la normatividad.
- Prestar asistencia técnica en el funcionamiento y manejo del software implementado para la gestión documental en la Entidad.
- Registrar en el inventario los documentos organizados de acuerdo al procedimiento establecido.
- Realizar transferencias de documentos de acuerdo a los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental y previa autorización del comité de técnico- función archivo.
- Supervisar la conservación de los documentos en los archivos de gestión en cada área y los archivos centrales e históricos, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, lineamientos institucionales y criterio del Comité de Archivo Documental.
- Eliminar Documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, lineamientos institucionales y criterio del Comité de Archivo.
- Notificar las resoluciones de reconocimiento y pago de cesantías a los usuarios siguiendo el procedimiento, bajo la supervisión de la Subdirección Administrativa.
- Aplicar controles en los procedimientos de acuerdo a la normatividad vigente.
- Realizar el monitoreo a la gestión documental con base en las políticas y los procedimientos establecidos.
- Evaluar la gestión documental realizada con base en las políticas y los procedimientos establecidos.
- Preparar el informe de evaluación a la gestión documental siguiendo los procedimientos establecidos.
- Presentar los informes sobre las actividades desarrolladas según las políticas institucionales.
- Diseñar un Plan de Mejoramiento a la gestión documental con base en los resultados de la evaluación y en los procedimientos establecidos en cumplimiento del SIG.
- Ejecutar el Plan de Ajuste y Mejoramiento a la gestión documental de acuerdo con las políticas y los procedimientos.
- Realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento a la Gestión Documental de acuerdo con las políticas y los procedimientos establecidos por la entidad.
- Ajustar el Plan de Mejoramiento a la gestión documental de acuerdo a los lineamientos del SIG.
- Planear, administrar, controlar y evaluar el Programa de Gestión Documental de la Entidad.
- Orientar a las dependencias de la Entidad en la actualización de la Tabla de Retención Documental y realizar seguimiento a lo establecido en ella.
- Liderar al interior de la Entidad las políticas archivísticas de conformidad con las disposiciones legales vigentes, con el fin de administrar, conservar y salvaguardar el patrimonio documental de la Entidad.
- Analizar los documentos para suministrar la información requerida en la elaboración de tablas de valoración documental y tablas de retención documental cumpliendo con las normas de archivo Vigente.
- Proyectar los documentos que deba suscribir el jefe inmediato, determinando que en ellos se acaten los lineamientos legales desde su campo del conocimiento.
- Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo.
- Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la Dependencia.
