LILIANA MARCELA DELGADO CASTELLANOS
auxadministrativo@cpsm.gov.co
PROPOSITO PRINCIPAL AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
Desarrollar las actividades de apoyo administrativo, ejecutando tareas complementarias del proceso asignado, de gestión de la información y de servicio al ciudadano que permitan la eficiencia administrativa de la Caja de Previsión Social Municipal de Bucaramanga.
FUNCIONES ESENCIALES AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
- Realizar la planeación de las actividades propias de su cargo acorde con los procedimientos establecidos.
- Llevar la agenda de la dependencia respectiva acorde con los requerimientos institucionales.
- Atender al cliente interno y externo que requiera de los servicios de la dependencia, de manera personal y telefónicamente, de acuerdo a las políticas Institucionales y los procedimientos establecidos.
- Preparar la información, que sea requerida para el desarrollo de las operaciones, para la verificación y validación del Superior inmediato, observando las disposiciones legales y los procedimientos establecidos.
- Elaborar los documentos administrativos requeridos para atender las necesidades de la dependencia o del proceso según los procedimientos establecidos y las políticas de la Entidad.
- Elaborar los registros requeridos para el desarrollo de las operaciones del área en que se ubique, respondiendo a la normatividad correspondiente.
- Dar trámite adecuado a los documentos generados en la dependencia de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Tramitar el envío oportuno de la correspondencia según los procedimientos y las necesidades presentadas.
- Registrar las llamadas, citas, entrevistas, compromisos y eventos de la dependencia según necesidades y procedimientos establecidos.
- Archivar los documentos de la oficina, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en las normatividades vigentes.
- Solicitar los artículos de consumo necesarios para el buen desempeño de la dependencia y la ejecución de sus funciones de acuerdo con los requerimientos.
- Registrar en el Sistema de Información correspondiente, las actividades y/o trámites realizados, de acuerdo con los requerimientos y siguiendo el procedimiento.
- Prestar apoyo en las labores correspondientes a la caja cuando sea requerido y cumpliendo con los procedimientos establecidos.
- Coadyuvar en la consolidación y elaboración de los diferentes cuadros y formatos para la rendición de cuentas dirigida a los diferentes organismos de control.
- Realizar actividades de seguimiento y de control a las actividades comprometidas en la planeación realizada.
- Identificar debilidades y acciones de mejora en las labores comprometidas de acuerdo a las acciones ejecutadas.
- Participar en la elaboración de planes de mejoramiento en su área de operaciones en cumplimiento del Sistema Integral de Gestión.
- Ejecutar las acciones de mejoramiento según el Plan establecido.
- Proyectar los documentos que deba suscribir el jefe inmediato, determinando que en ellos se acaten los lineamientos legales desde su campo de conocimiento.
- Mantener actualizada la información de la planta de personal de la entidad para el manejo del Talento Humano, de manera oportuna y eficiente
- Organizar y custodiar el archivo de gestión y depurar los documentos que deben ir con destino al archivo central de acuerdo al procedimiento establecido
- Responder por el inventario y buen uso de los bienes muebles e inmuebles a su cargo
- Desempeñar las demás que le sean asignadas y que correspondan al propósito de su cargo
